前回のコラムでは、営業所ごとに記録のやり方が違うことが、監査対応や経営判断の遅れにつながることを整理してきました。
https://app-logi.co.jp/column/?p=8111&preview=true
続いて今回は、複数拠点の記録をどのような内容・順番で揃えていくべきかをお話します。先にお伝えしておくと重要なのは、すべてを同時に直そうとしないことです。
まず揃えるべきは「法令直結の記録」
最初に手を付けるべきは、行政指導や処分に直結する記録です。これが各拠点ごとにバラバラの管理になっていると法的な問題に直結します。優先順位は最上位になります。
優先順位は以下の通りです。
- 点呼記録 → 不備があれば即座に指導対象。保存義務も明確。
- 勤怠・拘束時間管理 → 月284時間、年3300時間の上限超過は重大リスク。
- アルコール検知記録 → 実施義務が明確で、記録未保存は即是正対象。
これらは「できれば揃える」ではなく、全営業所で同じ精度で揃っていなければならない領域です。
次に揃えるのは「経営判断に使う記録」
法令直結の次に手を付けるのは、会社の利益や人事に影響する情報です。
・運転日報の内容
・配車実績・車両稼働率
・ドライバー評価
これらは処分リスクは無いものの、揃っていないと経営の判断が誤ります。
運転日報の記載方法が揃っていないと「原価」が見えない
営業所ごとに日報の書き方や集計方法が違うと、次のようなズレが生じます。
- ある営業所は待機時間や積込時間を運転時間に含めている
- 別の営業所は待機を別区分で処理している
- 高速代（請求できるものとできないもの）や燃料代（書いたり書かなかったり）の記載方法が統一されていない
この状態では、同じ売上でも実際の原価構造が違って見えることになります。原価が正確に揃っていなければ、どの荷主が利益を生み、どの路線が赤字なのか判断できません。
車両稼働率が揃っていないと「判断」を誤る
車両稼働率も、定義が営業所ごとに違うケースが多い項目です。
- 稼働率を走行日数で計算している
- 時間ベースで計算している
- 単に動いたかどうかで判断している
この違いは、新車購入や車両売却の判断を誤らせます。稼働率90％と報告している営業所実際には短距離のみで長時間待機が多い。この場合、数字は高く見えても実態は低稼働です。定義を揃えなければ、設備投資の判断が感覚頼みになります。
ドライバー評価データが揃っていないと「人事の公平性」が崩れる
評価制度を導入しても、営業所ごとに基準が違えば意味がありません。
A営業所は厳格に減点
B営業所は甘めに評価
C営業所は主観中心
この状態では、全社的な昇給や表彰は不公平になります。
結果として、不満・離職・評価制度への不信が発生します。評価データは「集める」だけでは不十分です。同じ基準、同じ配点、同じ算出方法であることが前提です。
最後に整えるのは「業務効率化のためのデータ」
備品管理・細かい報告書類・社内連絡方法
これらは重要ですが、優先順位としては最後で問題ありません。いきなり細部から手を付けると、現場の負担だけが増え、動きが止まります。
失敗する会社の特徴は明確です。
- 全帳票を同時にクラウド化
- 全営業所に同時導入
- 同時に評価制度も変更
このやり方では、現場は混乱し、入力ミスが増え、「やっぱり前のやり方がよかった」となります。正しい進め方は「一本ずつ揃える」、推奨する進め方は次の通りです。
- 点呼記録だけを全営業所で揃える
- 安定したら勤怠管理を揃える
- その後に配車・日報へ拡大する
常に「1つ揃えてから次へ」です。揃ったかどうかの判断基準はシンプルです。
- 営業所間で入力方法が同じか
- 修正ルールが同じか
- 本社が説明できる状態か
この3点が満たされていれば次へ進みます。
拠点が増えるほど、揃える力が競争力になる
営業所が増えるほど、情報のズレは経営リスクになります。揃っていない記録は、見えない赤字、見えない違反、見えない不満を生みます。拠点展開を進める会社ほど、「揃える順番」と「揃える仕組み」を持つことが不可欠です。
システムを入れることがDXではありません。
営業所間で同じ動きを作ることこそ、本当の変化です。
こちらでもこの記事を掲載しています。
大塚商会：運輸・配送にかかわる企業が取り組むべきDXの具体策 第111回
https://www.otsuka-shokai.co.jp/erpnavi/topics/column/logistics-dx/avoid-sudden-standardization.html
