前回のコラムでは運送業のデジタル化の具体策として、運転者台帳のデジタル化について事例を踏まえてお話ししました。
https://app-logi.co.jp/column/applogi_column/7389/
エクセルで管理することも良いのですが、必要な情報（保有免許や勤続年数、健康診断の受診状況など）で検索する環境を考えると、やはりデータベース化して検索ができるアプリケーションが効率的ですね。今回は「車両台帳」のデジタル化について考えてみたいと思います。
■車両台帳とは？
車両台帳は、運送業を営む事業所に設置義務のある書類です。必要な項目は以下の通りです。
- 自動車登録番号
- 初年度登録年月
- 型式
- 車名
- 車台番号
- 自動車の種別
- 最大積載量
- 車両総重量
- 自動車検査証の有効期間
- NOx・PM法使用車種規制に係る事項
- 基準緩和車両に係る事項及び配属営業所
- 自賠責保険に係る事項
要は車検証の内容と同じ項目が必要です。車検証の本通は車両に備え付け義務がありますので、車検証の写しを保有台数分ファイルに綴じて事業所ごとに保管しておけば良いようです。ただし、車両の配属営業所が変更になったり、新しい車検証に変わっているのに差し替えられていなかったりすると、巡回指導や行政監査の際に改善指導を受けることがありますので注意が必要です。
この車両台帳ですが、法的義務の色が強いものの、本来の役割は「車両管理」に使うためのものです。車両管理とは以下のような内容を指します。
- 車検・3ヶ月点検
- オイル交換・エレメント交換・タイヤローテーション・洗車など
- 故障履歴
- 事故履歴
車両に関する履歴や整備の実施タイミングをすべて管理することで、非常に効率的な業務を行うことができます。
前回、前々回のコラムの復習的な内容になりますが、デジタル化のメリットを考えると、車両に関する情報を一元管理することで、書類（データ）の「保管効率」が上がり、データを共有化しているため一箇所を変更するとすべてが変更されるので「編集効率」も上がります。また、例えば3月に車検が必要な車両や、走行距離が20,000kmに近づいている車両を検索してオイル交換の予定を入れるなど、「検索効率」も向上します。
必要な車両に必要なタイミングで、必要な整備項目がプッシュ通知されれば、人間が覚えておく必要はなくなり、業務も簡素化されます。
もうご理解いただけたと思いますが、この仕組みを作るには情報のデジタル化が必要です。
「デジタル運転者台帳」同様、紙ベースで保管しておかないといけないのでは？という質問を多くいただきますが、これも随時提示できる仕組みになっていれば問題ないようです。つまり、これもデジタル化できると判断して良さそうです。
今回は運転者台帳同様、書類のデジタル化についてでしたが、これもなかなかやりがいのあるデジタル化ですね。
AppLogi DXPlaformでは使いやすさを追求した「デジタル車両台帳」を標準機能で装備しています。
https://app-logi.co.jp/lp/service_sougou_210421#sharyou
一度御覧ください。
