前回のコラムでは、ビジネスダッシュボードについてお話をしました。 毎日管理しなければならない項目をPCあるいはスマホの画面上に一堂に集めたデジタルツールです。大手企業では多くの会社で導入されており、意思決定や指示のスピードアップにつながっています。 しかし私は人的リソースの少ない中小企業がフル活用すべきではないかと思っています。生産性アップが更に求められる今、ぜひ活用していただきたいと思います。
https://app-logi.co.jp/column/?p=7680&preview=true
さて、今回は私が改めて考えてみたデジタル化の三種の神器についてお話をいたします。ぜひ活用してみてください。
デジタル化ツール、色々あるけど３つだけ選べと言われたらこれを選びます
身近なものですぐに手に入れられるものだけで構成してみようと思います。
ビジネスチャット
まずは「ビジネスチャット」これは必須です。一つだけ選べと言われてもこれは外せません。
理由は、まずはコミュニケーションスピードが速くなること。メールのように畏まった挨拶や署名が不要で、会話が活字になっているようなものです。そのため会話のやりとりが速くなります。
またグループチャット機能を活用することでとても効率的に仕事を進められるようになります。 これはどのチャットツールにも標準装備されており、業務単位でチャットグループをつくっておけば、もれなく関係者に情報共有ができます。 また新たなメンバーが参加したときにも、そのグループチャットに参加することで、今までの履歴がすべて見ることができるので、引き継ぎなどがとても効率的になります。当社でもお客様と当社メンバーのチャットグループを作成し、そのすべてに私も参加していますが、何が起こっているのかすぐに分かるのでホウレンソウ（報告・連絡・相談）が最適化されますね。
Googleスプレッドシート
みんな大好き「MicrosoftExcel」の必要な機能を圧縮して、インターネット上で使えるようにしたようなソフトと捉えていただければよいのではないでしょうか？（正確には違います）
もっとも良いところは、複数のメンバーで同時編集ができること。 Webブラウザ上で複数人数でスプレッドシートを開いてみるとシート上に開いているメンバーが全員現れます。みんなでカチャカチャ編集することもできますし、Webミーティング時に説明しながら編集することもできますね。
マスタなど、各自が保存することでどれが最新かわからなくなってしまうものなど、スプレッドシートで作成しておくと最新のデータに関係者がアクセスできます。※セキュリティには最新の注意が必要です。
スマホ
えっ、最後はスマホ？と思われたかもしれません。最適なタイミングで最適な情報にアクセスできるようになると業務は効率的に進みます、そのためにはそれに最速でアクセスできる環境が必要です。それにはやはりスマホです。運送業など全社員が同じ場所で働くことが少ない業種は、どう伝えるかどのタイミングで伝えるかが重要になります。
ビジネスチャットを使うにしても、スプレッドシートで作成したデータにアクセスするにしても、各個人がアクセスできる環境があるのとないのとでは、効率に大きな差がでます。
最前線との情報連携がビジネススピードを決めることもありますから、これは重要なツールですね。
まずはこの３つをフル活用していただけるとデジタル化、DXはより現実的に考えられるようになってくるのではないでしょうか。
こちらでもこの記事を掲載しています。
大塚商会：運輸・配送にかかわる企業が取り組むべきDXの具体策 第33回
https://www.otsuka-shokai.co.jp/erpnavi/topics/column/logistics-dx/three-sacred-treasures.html
