コラム

運送業の2024年問題|第12回:管理業務のデジタル化

2024年までに行っておく管理業務のデジタル化

 

運送業では一般的な労働時間の管理に加えて、

「改善基準告示」など運送業特有の労務管理が必要になっています。

そこに今後は時間外労働の上限規制(いわゆる2024年問題)が迫っています。

 

現状でも連続運転、13時間拘束、16時間拘束、休息期間の管理など、

細かい労務管理が必要な上に、車検・点検・顧客管理など日々の管理業務も必要です。

 

この管理業務を紙媒体を使って管理している会社も多いと思いますが、

紙媒体をデジタル化することによって、

データの保管効率・編集効率が上がり、検索効率も上がります。

 

デジタル化によって情報の「仕分け」「並べ替え」「集計」ができ、

今まで数時間かかっていた作業をボタンひとつで終わらせる事も可能になります。

 

仮に今より数時間の余裕ができれば今後、細かい管理が必要な、

「労務管理」に時間を割けるようになります。

2024年までに管理業務が効率化されている体制を作っておきましょう。

 

 

運転者台帳・車両台帳など「社内帳票」のデジタル化

 

運送業の事務所には沢山の帳票(ファイル)があり、

更新する度に増えています。

保管専用の倉庫を借りている会社も多いようです。

 

特に「運転者台帳」「車両台帳」「納品先情報」の3つは、

デジタル化することで管理業務が効率化されます。

 

例えば「運転免許更新日の確認」「車検・点検日の更新」、

「適性診断の受診歴の更新」「安全教育の実施記録」、

「健康診断」などの管理は紙媒体だと手間も時間もかかります。

 

もしデジタル化されたらどうでしょう?

検索するだけですぐに期限を確認できて、

有効期限が切れる1ヶ月前に自動で更新通知が出る。

情報が更新されればパソコンやスマホで入力するだけ。

今までのように、書き直して印刷してファイルに綴る必要がなくなります。

 

いきなり社内業務を全部デジタル化するには大変です。

まずは上記の3つの台帳管理から初めてはいかがでしょうか。

 

2024年問題に対応できる余裕を持つためにも、

今のうちから管理業務のデジタル化を進めておきましょう。

 

 

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