前回のコラムでは、「アナタコ＆スマホ」で次世代の運行管理の形を考えるというテーマで執筆しました。スマホを使ったハイブリッド運行管理を現実的に行われていて、「デジタコ＆スマホ」での運行管理もハイレベルな管理を行っている運送会社もあります。要は管理しないといけない項目を「効率的」かつ「安価」に行えるかがポイントになると思います。この内容は今後も深掘りしていく予定です。
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さて、今回は運送業で台帳をデジタル化する際に気を付けておくポイントについてお話ししていきます。
運転者台帳や車両台帳のデジタル化が求められる背景
運送業界では近年、労務管理や車両管理の効率化を目的に、運転者台帳や車両台帳のデジタル化が急速に進んできています。特にIT点呼や遠隔点呼の普及により、台帳データを適切に管理・運用する重要性はますます高まっています。
従来、運転者台帳や車両台帳は、紙やExcelで個別に管理されてきました。しかし、働き方改革の推進、労務管理基準の強化、さらには運行管理の厳格化により、リアルタイムで正確な情報を一元管理できる体制が求められています。
さらにIT点呼や遠隔点呼の普及によって、
- 点呼対象者の資格管理
- 車両の運行可否チェック
- 健康起因事故防止のための情報共有
が日常的に求められるようになり、台帳データの役割がますます重要になっています。
台帳デジタル化で注意すべきポイント
- 閲覧権限の厳格な設定
クラウドシステムでは「誰が、どのデータにアクセスできるか」を細かく設定できる機能が用意されています。ここを甘く設計してしまうと、情報漏えいリスクが高まるだけでなく、意図しないデータ編集や削除が発生してしまう恐れもあります。システムを選定する際にはこの機能があるものを選ぶとよいでしょう。
役割ごとに以下のような基本ポリシーを設定しておきましょう。
| 管理者 | 全台帳情報の閲覧・編集可能 |
| 配車担当 | 車両状況のみ閲覧可能、編集不可 |
| ドライバー本人 | 自分の情報のみ閲覧可、編集不可 |
閲覧権限は「最小権限の原則」（業務に必要な範囲に限定）を徹底しましょう。
- データの改ざん防止と履歴管理
「誰が、いつ、どのデータを更新したか」という操作履歴（ログ）を自動保存できる機能があるかを必ず確認します。データトラブル発生時、責任追跡と是正が迅速に行えます。例えば、車検日の登録ミスが起きた場合でも、操作履歴があれば原因特定とリカバリーが速やかに行えます。
デジタル化導入のステップ
既にクラウドシステムが決まっている場合、実際の登録作業は次の手順で進めるとスムーズです。
【ステップ1】台帳情報の整理とデータフォーマット作成
まず、現在管理している運転者台帳・車両台帳の情報を整理します。可能であれば、システム指定のテンプレート（CSVなど）に合わせてデータをまとめておきましょう。
【ステップ2】必須項目の確認と優先登録
クラウドシステムの「必須入力項目」を事前に把握し、まずはそこだけを優先して登録します。
運転者台帳の例
- 運転者ID
- 氏名
- 免許証番号
- 入社日
- 保有免許など
細かい補足情報（備考欄など）は後回しにして、スピーディーに運用開始できる状態を作ることが重要です。
【ステップ3】閲覧権限の設計と設定
運用開始前に、必ず閲覧・編集権限ルールを設計し、システムに設定します。
- 誰が何を見たいか
- 誰にどこまで編集させるか
を慎重に設計しましょう。
【ステップ4】運用開始
まとめ
IT点呼や遠隔点呼の普及に伴い、運転者台帳・車両台帳のデジタル管理は、単なる「記録管理」ではなく、運行の安全と効率化に直結するインフラとなりつつあります。
これからの台帳管理は、
- 正確なデータ登録
- 閲覧権限の厳格な設定
- セキュリティ意識の徹底
を基本とし、日常運用の中で常にブラッシュアップしていく姿勢が求められます。
こちらでもこの記事を掲載しています。
大塚商会：運輸・配送にかかわる企業が取り組むべきDXの具体策 第91回
https://www.otsuka-shokai.co.jp/erpnavi/topics/column/logistics-dx/ledger-digitization.html
