スマート台帳管理とは
運転者台帳・車両台帳・納品先カルテなど、運送業に必要な書類をデジタルで一元管理。
一回一回つくり直さなくても、いつでも最新版の書類を確認することができます(※印刷可能)。
データ連携機能を活用することで社労士さんなど、士業の先生方にもデータで共有が可能です。
事務所の書類管理が
こんなことになっていませんか?
そのお悩みを
DXPlatform®の
「スマート台帳管理」が解決します
デジタル運転者台帳
運送業の労務管理に必要な「運転者台帳」。
管理の必須項目から、一緒に管理しておいたら便利な項目まで、クラウド上で一元管理できる仕組みをつくりました。
この運転者台帳データを「マスターデータ」にすることで、様々なシステムとも連携が可能になります。
デジタル運転者台帳で管理できる項目
デジタル運転者台帳で管理できる項目は大きく下記の項目になります。
法律等で求められる項目が増えた場合は、即時アップデートで対応していくので、複数の書類で管理する必要がありません。
履歴書アップロード
画像スキャン、またはPDF化した履歴書を「デジタル運転者台帳」にアップロードすることができます。
履歴書を別にファイルして管理する必要がなく、他の書類を確認するのと同じタイミングで確認することができます。
01
免許証アップロード
画像スキャン、またはPDF化した免許証を「デジタル運転者台帳」にアップロードすることができます。
同時に保有免許を管理することもでき、有効期限も登録することができるので、更新期限が近づくとプッシュ通知で事務所、ドライバーの両方にお知らせします。
02
運転者に対する指導監督
「運転者に対する指導監督」の実施内容について、情報・資料を登録・アップロードすることができます。
「一般的な指導及び監督」、いわゆる12項目の実施結果についても登録することができ、どのドライバーに対して、どこまで実施しているかを確認することができます。
「特定の運転者に対する特別な指導」「適性診断」の結果についても資料をアップロードすることができるため、一元管理が可能です。
03
健康診断結果アップロード
ドライバー個人に対する健康診断結果をデータ保存することができます。
健康診断の受診状況の管理から、結果の保存まで、システム内ですべて完結することができます。
04
その他データ登録
「事故履歴」「違反履歴」等の情報を登録することができます。
個別に登録したデータは、「事故履歴一覧」「違反履歴一覧」など全社の一覧データとして管理することもできます。
また家族構成なども追加情報として登録することで、従業員台帳として運転者台帳と統合管理することができます。
05
デジタル車両台帳
運送業の車両管理に必要な「車両台帳」、必須項目から、一緒に管理しておいたら便利な項目まで、クラウド上で一元管理できる仕組みをつくりました。
この車両台帳データを「マスターデータ」にすることで、様々なシステムとも連携が可能になります。
デジタル車両台帳で管理できる項目
デジタル車両台帳で管理できる項目は大きく下記の項目になります。
世の中に求められる項目が増えた場合は、即時アップデートで対応していくので、他のシステムや別書類で管理する必要がないのが良いところです。
車検証アップロード
デジタル車両台帳の基本となる「車検証」をアップロードすることができます。
車検証のデータにあわせて原本が確認できるため、とても便利です。またOCR機能で取り込むことにより、車検証の内容をいっきにデータ化することができます(近日リリース予定)
01
点検日管理&通知機能
車両管理に必要な「車検日」「3ヵ月点検」「オイル交換」なども予定管理、実施管理ができます
各車両ごとに点検周期と予定日の設定が可能で、予定日の近日に管理画面のダッシュボードと、ドライバーのスマートフォンに通知されるため、管理をより効率化することができます。
02
アプリへのプッシュ通知機能
「オイル交換」「タイヤローテーション」「洗車」などドライバーが主体で管理したほうが良い項目については、ドライバーのアプリにプッシュ通知が届きます
03
デジタル納品先カルテ
納品先ルールはドライバーが変わっても、全員が理解できているように・・・運送業の経営者の想いです。
紙ベースで作っても更新されずに放置され、誰にも確認されなくなることが多い納品先カルテをデジタル化し、本当に使える仕組みにしました。
デジタル納品先カルテで管理できる項目
デジタル納品先カルテで管理できる項目は大きく下記の項目になります。
世の中に求められる項目が増えた場合は、即時アップデートで対応していくので、別書類で管理する必要がないのが良いところです。
広域地図・入口地図の登録
「デジタル納品先カルテ」では納品先情報とあわせて、広域の地図と、入り口の地図の両方の登録が可能です
納品先の所在地で調べても実際の入り口がわからない・・そんな問題が解消できます。
01
納品先写真の登録
納品先の写真を複数枚登録することができます。同じような写真になるケースが多々あるので、写真を撮る必要がある項目を大まかにまとめています。
注意事項も記載することができるので、新人教育にご活用ください。
※写真撮影は納品先に許可を得てからしましょう。
02
既存書類の登録
今までに作成した書類もアップロードすることができます。
納品先からの指示書類などもここにアップロードすることで、情報を一元管理することができます。
03
納品ルール・注意事項
「デジタル納品先カルテ」に「納品ルール・注意事項」を記載することができます
いつ、どのような内容が決まったのか、変更になったのか、登録した人は誰なのかがわかり、履歴管理もできるため情報共有に活用することができます。
04
事故・クレーム履歴
事故・クレーム履歴もシステムで一元管理することができます
交代したドライバーが納品する場合でも、今までに発生した問題を理解しておくことはとても重要です。今までの履歴を確認することでよい顧客対応ができるとよいですね。
05
掲示板
大きなことから、小さなことまで、納品先ごとに伝達しておいたほうがよいと思うことをドライバーが書き込める場所を作りました
フリースペースとして使ってみてください。
06
実際に画面を確認するのはドライバーで、見る画面はスマートフォンです。
年配のドライバーから若手のドライバーまで、簡単に操作できて見やすい画面の研究に勤しんでいます。
07